オフィスの移転が決まったものの、「新しいオフィスにまだ荷物を運べない」「退去日と入居日が合わない」「デスクや椅子を一時的にどこへ置けばいいの？」と困っていませんか。
オフィス移転では、デスクやチェア、キャビネット、書類、パソコン、OA機器など、想像以上に多くの荷物を移動することになります。
しかも、新オフィスの内装工事が終わっていなかったり、旧オフィスの退去日と新オフィスの入居日に間が空いたりすると、荷物をすぐに搬入できないこともあります。
そんなときに便利なのが、オフィス移転時に利用できる荷物預かりサービスです。
トランクルームやレンタル倉庫、引越し業者の一時預かりサービスなどを利用すれば、移転期間中のオフィス家具や書類、備品などを一時的に保管できます。
この記事では、オフィスを移転するときに荷物を預ける方法や保管場所の選び方、料金を抑えるポイント、利用前に確認しておきたい注意点について詳しく紹介します。
オフィス移転で荷物の一時保管が必要になるケース
オフィス移転では、旧オフィスから荷物を搬出したあと、そのまま新しいオフィスへ運び込めるとは限りません。
特に困りやすいのが、旧オフィスの退去日と新オフィスの入居日にズレがある場合です。
たとえば、旧オフィスを月末までに退去しなければならない一方で、新オフィスには翌月の数日後からしか入居できないケースがあります。
このような場合、デスクやオフィスチェア、キャビネット、書類などを一時的に保管できる場所が必要です。
また、新オフィスには入居できても、内装工事やネットワーク工事、レイアウト変更などが終わっていないこともあります。
先に大量の什器や段ボールを搬入すると工事の邪魔になるため、作業が完了するまで外部のトランクルームやレンタル倉庫などへ預けておく方法があります。
オフィス移転時に荷物を預ける主な方法
オフィス移転時に荷物を一時保管する方法は、大きく分けると「引越し業者の一時預かり」「トランクルーム・レンタル倉庫」「集荷対応の荷物保管サービス」などがあります。
それぞれ特徴が異なるため、荷物の量や保管期間、出し入れの頻度、予算などを考えながら選びましょう。
引越し業者に一時保管を依頼する
オフィス移転を引越し業者へ依頼する場合は、荷物の一時預かりに対応しているか確認してみましょう。
旧オフィスからの搬出、荷物の一時保管、新オフィスへの搬入までまとめて依頼できれば、別途保管場所を探したり、自社で荷物を運搬したりする手間を減らせます。
特に、新オフィスへ入居できるまでの数日間など、短期間だけ荷物を預けたい場合には便利です。
ただし、すべての引越し業者が一時保管に対応しているわけではありません。保管できる期間や荷物の種類、料金などを事前に確認しておきましょう。
トランクルーム・レンタル倉庫を利用する
オフィス家具や段ボール、書類、備品などをまとめて保管したい場合は、トランクルームやレンタル倉庫を利用する方法があります。
一般的に、自分たちで荷物を搬入・搬出できるため、保管期間中に必要な荷物を取り出したい場合にも利用しやすい方法です。
デスクやオフィスチェア、キャビネットのほか、販促物、イベント用品、防災用品、商品在庫など、さまざまな物の保管に利用できます。
また、オフィス移転期間中だけ利用するのではなく、新オフィスの収納スペース不足を解消する目的で継続的に利用することもできます。
施設によって屋内型や屋外型などがあり、保管環境やセキュリティ、利用可能時間も異なります。法人契約が可能かどうかも含めて、自社の用途に合った施設を選びましょう。
集荷対応の荷物保管サービスを利用する
荷物を自分たちでトランクルームや倉庫まで運ぶのが難しい場合には、集荷や配送に対応した荷物保管サービスも便利です。
指定した場所まで荷物を取りに来てもらえるサービスなら、社員が車やトラックを用意して荷物を運ぶ必要がありません。
必要になった荷物を指定した場所まで配送してもらえるサービスもあり、オフィス移転に伴う作業負担を減らしやすいのがメリットです。
一方で、自由に荷物を出し入れできるトランクルームとは異なり、取り出すたびに配送費や手数料が発生する場合があります。
オフィス移転ではどんな荷物を預けられる？
オフィス移転時には、さまざまな荷物を一時保管することが考えられます。
- デスク
- オフィスチェア
- キャビネット
- ロッカー
- 書棚
- 段ボール
- 書類や資料
- パソコンやモニター
- プリンターなどのOA機器
- 事務用品や備品
- 商品在庫
- 販促物
- イベント用品
- 防災用品
ただし、預けられる物は保管サービスや施設によって異なります。
危険物や可燃物、現金、貴重品などは保管できないことが多いため、契約前に確認しておきましょう。
また、重要書類や精密機器などを預ける場合は、保管できるかどうかだけでなく、温度・湿度管理やセキュリティなども確認することが大切です。
オフィスの荷物預かりサービスを選ぶポイント
オフィス移転で利用する荷物預かりサービスは、単純に料金の安さだけで決めないことが大切です。
特に確認しておきたいのが、保管期間、運搬方法、荷物の出し入れ、セキュリティ、保管環境です。
最低利用期間を確認する
オフィス移転では、数日だけ荷物を預けたい場合もあれば、1か月以上保管したい場合もあります。
トランクルームやレンタル倉庫によっては、月単位での契約となることがあります。その場合、実際の利用期間が短くても一定期間分の料金が必要になる可能性があります。
短期間だけ利用する場合は、最低利用期間や解約条件を事前に確認しておきましょう。
搬入・搬出にかかる費用を確認する
荷物預かりサービスを比較するときに見落としやすいのが、荷物の運搬費用です。
保管料金が安くても、旧オフィスから保管場所への運搬費や、保管場所から新オフィスへの配送費が別途必要になることがあります。
そのため、月額料金だけを見るのではなく、搬出から保管、新オフィスへの搬入まで含めた総額で比較するとよいでしょう。
必要なときに荷物を取り出せるか確認する
移転準備中に「預けた段ボールの中に必要な書類が入っていた」と気づくこともあります。
自分で出し入れできるトランクルームやレンタル倉庫であれば比較的対応しやすいですが、集荷型の保管サービスでは取り出しの申し込みや配送が必要になる場合があります。
保管期間中に荷物を使用する可能性があるなら、出し入れの方法や利用可能時間、追加料金などを確認しておきましょう。
書類やパソコンを預けるならセキュリティも重要
オフィスの荷物には、一般的な家具だけでなく、重要書類やパソコンなどが含まれることがあります。
そのため、荷物の保管場所を選ぶ際はセキュリティも重要です。
防犯カメラや入退室管理、機械警備など、どのような防犯対策が行われているのか確認しておきましょう。
また、パソコンやOA機器、紙の書類などを長期間保管する場合は、温度や湿度にも注意が必要です。
特に長期間保管する場合は、空調や換気などの設備が整った屋内型のトランクルームなどを検討するとよいでしょう。
オフィス移転の荷物預かりにかかる費用を抑える方法
オフィス移転では、引越し費用だけでなく、内装工事費や原状回復費、新しい家具や設備の購入費など、さまざまな費用が発生します。
荷物の保管費用を少しでも抑えたいなら、預ける前にオフィス内の荷物を整理しておきましょう。
使わなくなったデスクや椅子、古い備品まで保管すると、その分だけ広いスペースが必要になり、保管料金も高くなりやすくなります。
「新オフィスでも使用する物」「一時的に保管する物」「処分する物」に分類すると整理しやすくなります。
不要な物をあらかじめ減らしておけば、より小さなトランクルームやレンタル倉庫で足りる可能性があり、保管費用の節約につながります。
トランクルーム・レンタル倉庫と集荷型サービスはどちらがおすすめ？
どちらが向いているかは、荷物の量や利用方法によって異なります。
保管期間中に荷物を取り出す可能性があり、自社で搬入・搬出できる場合は、トランクルームやレンタル倉庫が利用しやすいでしょう。
一方、荷物を運ぶための車両や人員を確保するのが難しく、保管場所まで運ぶ手間を減らしたい場合には、集荷対応の荷物保管サービスが便利です。
また、新オフィスへの搬入までまとめて任せたい場合は、引越し業者の一時預かりサービスも候補になります。
「保管料金が一番安いサービス」を選ぶのではなく、運搬費や手間、荷物の取り出しやすさまで含めて比較することが大切です。
オフィス移転を機会に荷物を整理するのもおすすめ
オフィス移転は、社内にある荷物を整理するよい機会でもあります。
長年使用していない備品や家具、古い資料などをすべて新しいオフィスへ持っていく必要があるのか、一度確認してみましょう。
特にオフィスを縮小する場合は、以前と同じ量の荷物を持ち込むと収納スペースが足りなくなる可能性があります。
使用頻度の低い物だけを外部のトランクルームなどへ移せば、新しいオフィスのスペースを有効活用できます。
オフィス移転の荷物預かりは早めに準備しよう
オフィス移転では、退去手続きや原状回復、内装工事、インターネット回線の手配など、さまざまな準備を同時に進める必要があります。
荷物の保管場所を後回しにすると、移転直前になって「新オフィスにまだ運べないのに置き場所がない」という状況になる可能性があります。
移転スケジュールが決まったら、どの荷物を直接新オフィスへ運ぶのか、どの荷物を一時的に預けるのか、どの荷物を処分するのかを早めに整理しておきましょう。
そのうえで、トランクルームやレンタル倉庫、引越し業者、集荷型の荷物保管サービスなどを比較すると、自社に合った方法を見つけやすくなります。
まとめ
オフィス移転では、旧オフィスの退去日と新オフィスの入居日のズレや、内装工事の都合などによって、家具や書類をすぐに新オフィスへ運べないことがあります。
そのような場合は、トランクルーム・レンタル倉庫、引越し業者の一時預かり、集荷対応の荷物保管サービスなどを利用することで、移転期間中の荷物を保管できます。
サービスを選ぶ際には、保管料金だけでなく、利用期間、運搬費用、セキュリティ、保管環境、荷物の出し入れのしやすさなども比較しましょう。
また、移転前に不要な家具や備品を整理して荷物を減らしておけば、必要な保管スペースを小さくでき、費用の節約にもつながります。
オフィス移転をスムーズに進めるためにも、荷物を一時的に預ける必要がありそうなら、移転日から逆算して早めに保管場所を探しておきましょう。
